Odgovornost u kompanijama zahtjevna je tema koja traži kontinuirano razmatranje i provjeru kroz više različitih pogleda. Uz ostvarivanje poslovnih ciljeva i konkurentnosti na tržištu, sve veći naglasak stavlja se na način na koji organizacije preuzimaju odgovornost prema svojim zaposlenicima, klijentima i širem društvu. Suvremeno poslovanje zahtjeva pogled na odgovornost iz više smjerova, od praksi kao što su agilna metodologija, otvorena komunikacija, samoupravljački timovi do realnog učinka koje dobro postavljena struktura ima na zaposlenike te njihov osjećaj individualne odgovornosti i svrhe unutar tvrtke.
Kod postavljanja linija odgovornosti dobro je razmotriti različite aspekte i načine na koje se odgovornost manifestira. Pametno upravljanje odgovornošću rezultirat će dugoročnom održivosti, jačanju reputacije na tržištu i pozitivnom utjecaju na sve povezane dionike.
Zašto je važno definiranje linija odgovornosti?
Dobro definirana linija odgovornosti unutar timova važna je radi jasnog razumijevanje uloga i odgovornosti svakog člana jer kroz strukturiranu sistematizaciju radnih mjesta, gdje su jasno definirane uloge i odgovornosti za svakog člana tima, postižemo osnovnu liniju odgovornosti. Na primjer, u sistematizaciji radnih mjesta u timu za razvoj softvera navedeni su specifični zadaci, očekivani rezultati, kompetencije i znanja potrebne za obavljanje posla. To omogućuje razumijevanje uloga i odgovornosti svakog člana tima, kao i njihovih međusobnih interakcija. Definiranje uloga olakšava vođenje tima jer svaki član jasno zna što se od njega očekuje što pojačava osjećaj pripadnosti i motivaciju za postizanjem ciljeva.
Kako definirati linije odgovornosti?
Postoji više načina i alata za definiranje linija odgovornosti. Evo nekoliko primjera:
- Upotreba RACI matrice (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), kao alata koji se koristi za definiranje uloga i odgovornosti u projektima ili procesima koji pomaže u označavanju razina odgovornosti. Na primjer, u razvojnom timu, jedan član tima može biti odgovoran (Responsible) za pisanje koda, drugi za testiranje (Responsible), a treći odgovara (Accountable) za konačnu kvalitetu i isporuku proizvoda. Primjenom ove matrice, svaki član razumje svoju ulogu i vidi vlastiti doprinos projektu, a voditeljima olakšava koordinaciju i povećava učinkovitost tima.
- Kad postavljate liniju odgovornosti, uključite zaposlenike. Zaposlenici su nerijetko najbolji izvori informacija o tome kako funkcioniraju procesi u organizaciji, koje su im mane te koje su njihove stvarne uloge naspram onoga što očekujete vi ili što stoji u njihovu opisu posla. Razgovori pomažu identificiranju nedostataka, preklapanja, preopterećenosti ili izbjegavanja praznog hoda u postojećim linijama odgovornosti.
- Poznata metoda, ali i najizazovnija u primjeni je stvaranje kulture transparentnosti. Treba znati kako postići da se zaposleni ohrabruju i da budu otvoreni o svojim ulogama, odgovornostima i problemima s kojima se suočavaju. Transparentnost se može postići otvorenom komunikacijom koja potiče na povjerenje među članovima tima i omogućava da osjećaju podršku bez osude ili prebacivanja krivice. Recimo, redoviti timski sastanci platforma su za dijeljenje ideja, prepreka i napretka na projektima gdje tim bolje razumje kako pojedinac doprinosi ciljevima tvrtke te koje su eventualne smetnje i načini za njihovo prevladavanje.
- Razne interaktivne radionice s klijentima i drugim dionicima vašeg poslovanja uz redovno prikupljanje i analiziranje povratnih informacija pomoći će vam rasvijetliti „sive zone“ i ukazati na potrebe za optimizacijom ili poboljšanjima.
- Postavljanje jasnih linija odgovornosti podržava i pametno osmišljen sustav nagrađivanja i napredovanja koji potiče na individualno preuzimanje odgovornost. Kriteriji za nagrađivanje i napredovanje zato moraju biti jasni, transparentni i mjerljivi te direktno vezani uz doprinos svakog pojedinca u liniji odgovornosti.
Kako upravljati linijama odgovornosti?
- Moderne poslovne prakse uključuju upotrebu automatizacije procesa i tehnologije za olakšavanje praćenja i upravljanja linijama odgovornosti. Na tržištu postoje razni softverski alati za upravljanje zadacima, projektima i procesima koji olakšavaju delegiranje i praćenje odgovornosti. To su primjerice Jira, Asana, Trello, Basecamp, Microsoft Project i drugi. Na vama je samo za odaberete alat koji najbolje odgovara vašoj organizaciji i vrsti posla kojom se bavite.
- Kad odmaknemo fokus samo s pojedinačnih uloge i odgovornosti, holistički pristup nam omogućuje da uzmemo u obzir širu sliku organizacije. Promatrajte kako se uloge i odgovornosti međusobno povezuju i kako utječu na ostvarivanje ciljeva kompanije. Ovakvim pogledom uključujemo sve zainteresirane strane, od zaposlenika, klijenata, dobavljača, investitora do šire zajednice i društva u cjelini. Holistički pristup potiče razvoj kulture odgovornosti u organizaciji, gdje odgovornost postaje dio identiteta i vrijednosti kompanije što doprinosi svijesti o pojedinačnoj ulozi te njenom utjecaju u široj perspektivi stvari.
- Koncept agilne metodologije kao primjer “živućeg” tima u praksi podrazumijeva organiziranje timova koji imaju veći stupanj autonomije u donošenju odluka i upravljanju svojim radom što jača osjećaj odgovornosti među članovima i potiče inovacije. U okviru agile pristupa, timovi imaju veću autonomiju u planiranju i izvršavanju projektnih zadataka, te postaju „samoupravljački“ timovi. Kroz redovite stand-up sastanke i retrospektive, tim se okuplja te otvoreno razgovara o napretku i identificira prostor za poboljšanje. Ovakav osjećaj kontrole nad svojim poslom potiče na preuzimanje veće odgovornosti za kvalitetu i brzinu izvršavanja zadataka.
- Uz to, linije odgovornosti treba redovno evaluirati u odnosu na tržište i u skladu s poslovnim ciljevima. Kontinuirano praćenje služi za pravovremenu identifikaciju problema ili prilika i prilagođavanja linija odgovornosti u svrhu efikasnog funkcioniranja na svim razinama.
Za kraj, donosimo nekoliko rješenja kako odgovornost pretvoriti u organizacijski standard:
- Interni trening i obuka su ključni za izgradnju svijesti i razumijevanja važnosti otvorenosti, transparentnosti i odgovornosti među zaposlenicima u korporativnom okruženju. Oni mogu biti strukturirani na različite načine, ovisno o potrebama i ciljevima tvrtke, ali poželjno je da uključuju edukaciju o vrijednostima tvrtke, radionice na temu normi ponašanja i komunikacijskih obrazaca te priče o uspjesima ili savladanim preprekama koji ilustriraju važnost ovih vrijednosti u praksi.
- Definiranje poslovnih politika i kodeksa ponašanja koji promoviraju otvorenost, transparentnost i odgovornost pomaže u usmjeravanju ponašanja zaposlenika i voditelja prema željenim vrijednostima.
- Uspostavljanje internih komunikacijskih kanala kao što su interna mreža, interni newsletteri ili redoviti sastanci može olakšati dijeljenje informacija, ideja i povratnih informacija unutar tvrtke. Što su interni komunikacijski kanali personaliziraniji i donose dodatnu vrijednost svojim sadržajem, to će zaposlenici stvoriti višu povezanost i uključenost u dnevne zadatke.
- Aktivno sudjelovanje u CSR inicijativama pokazuje i vanjskom svijetu i zaposlenicima da tvrtka ozbiljno shvaća svoju odgovornost prema društvu i okolišu, da razmišlja dugoročno i samim time da je svjesna realnih problema i izazova pogotovo ako je riječ o podrškama lokalnoj zajednici.
- Promoviranje kulture feedbacka u kojoj davanje i primanje konstruktivnih povratnih informacija potiče otvorenost i učinkovitu komunikaciju unutar tvrtke. Kao što smo već naveli, redoviti sastanci, radionice i treninzi naveliko pomažu uspješnoj dvosmjernoj komunikaciji.
- Liderstvo primjerom, naravno, kao najutjecajnije rješenje. Lideri u korporaciji moraju biti primjeri otvorenosti, transparentnosti i odgovornosti svojim ponašanjem, odlukama i komunikacijom.
Integracija svijesti o odgovornosti u sve segmente poslovanja, uključujući strategiju, unutarnju kulturu, internu i vanjsku komunikaciju te odnose s klijentima, važna je u izgradnji stabilne kompanije. Kroz kombinaciju navedenih pristupa, moguće je stvoriti jedinstveno radno okruženje u kojem svaki član osjeća odgovornost za svoj rad, a rezultat je postizanje ciljeva s minimalnim rizicima i zastojima te ostvarivanje dugoročnih planova vaše organizacije.
