Dobar onboarding zlata vrijedi

Za većinu zaposlenika, prvi radni dan na novom poslu je uzbudljivo, ali često i stresno iskustvo. Novi zaposlenici žele ostaviti dobar dojam i opravdati sjajne reference iz životopisa. Međutim, bez strukturiranog programa uvođenja u posao (onboardinga), to može biti izazovan zadatak – a kvaliteta onboardinga može presuditi hoće li zaposlenik ostati ili će otići prvom prilikom.

Kako biste izbjegli da se vaši novi zaposlenici osjećaju izgubljeno već u startu, a time ostvarili i slabije rezultate, iznimno je važno uložiti u dobar onboarding program. Imajte na umu da onboarding nije rezerviran samo za velike, komplicirane sustave. Svaka kompanija, bez obzira na veličinu ili industriju u kojoj posluje, trebala bi imati barem osnovni onboarding, bez bacanja zaposlenika “u vatru”.

Što je onboarding?

Onboarding je proces integracije novih zaposlenika u tvrtku i njezinu kulturu. Tu ne mislimo samo na popratnu papirologiju i početnu orijentaciju, već ulaganje u uspjeh zaposlenika i budućnost vaše tvrtke.

Evo nekoliko razloga zašto je baš onboarding jedan od osnovnih HR procesa:

Retencija ili zadržavanje zaposlenika
Sudeći prema Gallupovom istraživanju, samo 12% zaposlenika se potpuno slaže kako su njihovi poslodavci odradili sjajan posao s onboardingom. Prema istraživanjima čak 86% zaposlenika odlučuje hoće li ostati na trenutnom poslu ili ne u prvih nekoliko mjeseci. Vjerojatno ste i sami bili u situaciji gdje nova kolegica ili kolega daje otkaz nakon 2 mjeseca zaposlenja ili ste primijetili ponavljajuće oglase za iste poslove kod nekih firmi. Ako se novi zaposlenici od samog početka, počevši od selekcijskog procesa, osjećaju dobrodošlo i cijenjeno, znaju što se točno od njih očekuje te dobiju sve alate, znanja i podršku koja su im potrebna za obavljanje svog posla, vjerojatnost da daju otkaz prije nego su pošteno i zagrizli u posao bit će puno manja.

Povećana produktivnost
Učinkovit onboarding program pomaže novim zaposlenicima da brzo uhvate ritam i ranije počnu doprinositi uspjehu organizacije u kojoj rade. Dobra produktivnost nosi i bolje poslovne rezultate.

Zadovoljstvo poslom i angažiranost
Zaposlenici koji osjećaju da imaju podršku svojih kolega i nadređenih, sigurnost i spremnost za obavljanje svojih radnih zadataka te stvarne prilike za rast i razvoj, zadovoljniji su svojim poslom i poslodavcem. Zadovoljni zaposlenici stvaraju pozitivno radno okruženje koje potiče inovativnost i produktivnost. Sve ono što vam je potrebno za uspjeh vašeg poslovanja. Uzevši sve navedeno u obzir, jasno je koliko je kvalitetan onboarding bitan. Ali, kako ga provesti i gdje početi? Ima puno različitih praksi, neke su primjenjive na vašu organizacije, neke možda i ne.

U nastavku donosimo nekoliko smjernica koje su kao načela primjenjive na svaku organizaciju, pa tako i na vašu.

Započnite prije prvog radnog dana
Proces uvođenja u posao trebao bi započeti prije prvog radnog dana vašeg novog zaposlenika. Pošaljite paket dobrodošlice ili e-poštu koja sadrži informacije o kulturi, misiji i vrijednostima tvrtke, ali i nekoliko praktičnih savjeta, pogotovo ako ste selekcijski proces odradili online. Nove kolege će zanimati gdje parkirati ili kako najbrže doći do radnog mjesta javnim prijevozom, kad je obično pauza za ručak i gdje njihovi kolege najčešće jedu. Tad mogu i odabrati opremu za rad ukoliko im nudite takav izbor i slično. Pokažite vašim novim zaposlenicima koliko se veselite što će vam se pridružiti, ali i da ih smatrate vrijednim članovima svog tima, bez obzira jesu li službeno počeli s radom ili će tek početi.

Dodjela mentora
Mentorski programi su sjajan način za učenje i razvoj. Ukoliko ih imate, svakako u njih uključite i nove kolege. Ako nemate mentorstvo u svojoj firmi, povežite ih s osobom koja duže radi kod vas i koja im može dati odgovore, savjetovati ih, ukloniti moguće nedoumice, upoznati ih s kolegama i provesti po firmi. Prije nego krenete s ovim pristupom, razgovarajte s osobama koje bi mogle biti mentori ili kolege kojima se nova osoba može obratiti te provjerite imaju li oni sve informacije, vremena i volje za preuzeti takvu ulogu.

Postavite jasne ciljeve i očekivanja
Jasno definirajte što se očekuje od novozaposlenih, koji bi trebali biti njihovi ciljevi i kako će se oni vrednovati. Zaposlenici koji točno znaju što se od njih očekuje, brže će i lakše dati rezultate.

Pružite sveobuhvatnu obuku
Ponudite obuku o pravilima, postupcima i alatima tvrtke. Ukoliko imate pripremljene priručnike ili pravilnike, osigurajte da im zaposlenici mogu jednostavno i lako pristupiti u svakom trenutku. Oni mogu biti poslani emailom, objavljeni na intranetu tvrtke ili izvješeni na oglasnim pločama. Kakav god način bio prikladan za vašu tvrtku, bitno je da zaposlenici znaju kako im pristupiti.

Njegujte pozitivnu kulturu
Naglasite vrijednosti i kulturu svoje tvrtke. Potaknite nove zaposlenike da sudjeluju u aktivnostima team buildinga i društvenim događajima. To im pomaže da se osjećaju povezanima s tvrtkom, njezinom misijom i kolegama na poslu.

Ponudite mogućnosti za rast i razvoj
Razmislite o definiranju programa za obuku i razvoj prema zahtjevima i tipovima pozicija koje imate. Pružite mogućnosti razvoja karijere, kao što su programi osposobljavanja i učenja. Uzmite u obzir da nije samo hijerarhijsko napredovanje ono što vaše zaposlenike zanima. Dok jedni žele preuzeti voditeljske uloge, drugima je možda zanimljivije da nauče o vođenju projekata ili prodaji te tako preuzmu drugačiju ulogu u budućnosti. Ukoliko je vaša tvrtka mala i znate unaprijed da neće rasti te da nećete imati mogućnost ponuditi bilo kakvu širu ili višu poziciju, otvoreno o tome razgovarajte sa zaposlenicima. Ima i onih kojima će se baš takav scenarij svidjeti jer žele stabilnost bez puno promjena. U tom slučaju pitajte ih bi li se i u kojem smjeru željeli educirati. Svaki, pa i najjednostavniji posao se može raditi na više načina.

Mjerenje i optimizacija
Pratite uspjeh svog programa onboardinga i napravite prilagodbe po potrebi. Koristite povratne informacije od postojećih i novih zaposlenika kako biste identificirali područja za poboljšanje. Oni će vam najbolje znati reći što im je bilo dobro a što je možda nedostajalo.

Najčešće greške koje treba izbjeći
Iako je nedostatak onboardinga loš za vaše poslovanje, i greške u samom procesu nose svoje rizike. Nije dovoljno postaviti “opći” onboarding proces bez praćenja rezultata i kontinuirane optimizacije sukladno feedbacku zaposlenika. Time dobivate kompliciran i neefikasan proces koji može dodatno zakomplicirati prilagodbu novih zaposlenika. Nabrojat ćemo nekoliko stavki na koje posebno obratite pozornost prilikom implementiranja onboarding procesa u svojoj tvrtki.

Nedostatak strukture
Bez jasne strukture, uvođenje u posao može biti kaotično i stresno iskustvo za vaše nove članove tima. Segmentirajte proces na manje korake i razradite svaki od njih kako bi novi zaposlenik u svakom trenutku znao gdje se nalazi u procesu i što slijedi.

Previše informacija
Ne zasipajte ih svim informacijama prvi dan ako želite da ih zapamte. Odaberite informacije prema prioritetima i komunicirajte ih postupno. Ne zaboravite na pauze, pogotovo prvi dan. Uzmite u obzir da novi zaposlenik tek stječe dojmove, upoznaje kolege i pamti puno informacija – nemojte ih preopteretiti odmah u startu.

Nedostatak praćenja
Uvođenje u posao je proces koji traje nekad i godinu, a za određene pozicije i do godinu i pol dana, te nije samo jednokratni događaj. Redovito pratite nove zaposlenike kako biste pružili stalnu podršku i osigurali da se dobro prilagođavaju. Dogovorite redovne razgovore nakon prvoj tjedna, mjeseca, tromjesečja, pola godine. Pripremite se za te razgovore i potrudite se dati novom zaposleniku jasan feedback, ali poslušajte i što vam oni imaju za reći. Takvi razgovori učvrstit će vaš odnos i lakše ćete ostvariti međusobno povjerenje.

Za kraj
Učinkovit i dobro osmišljen program onboardinga ključan je za svaku organizaciju, neovisno o veličini. Ulaganjem u nove zaposlenike i pružanjem alata i podrške koji su im potrebni za uspjeh, poboljšat ćete stope zadržavanja zaposlenika, povećati njihovu produktivnost i stvoriti pozitivno radno okruženje, a time i imidž tvrtke.

Ne zaboravite mjeriti uspjeh onboardinga kako biste iskoristili svaki prostor za poboljšanje i izvrsni rezultati neće izostati!