*Image by Drazen Zigic on Freepik

Poslovni bonton shvaćamo kao općeprihvaćena pravila ponašanja, uglavnom temeljena na normama pojedinog društva, koja predstavljaju važan dio poslovne kulture svake radne sredine. Vještine verbalne i neverbalne poslovne komunikacije naučili smo u svakodnevnom ophođenju s ljudima u uredu, na poslovnim sastancima, druženjima nakon posla… No u kojim to još situacijama, često nesvjesno, ostavljamo profesionalan dojam o sebi?

U nastavku donosimo nekoliko smjernica poslovnog bontona na koje se uvijek korisno podsjetiti:

1.Sažeta i jasna komunikacija

Izbjegavanje nepotrebnih informacija – trebamo imati na umu da danas sve više ljudi ima ograničeno vrijeme i pažnju, zato nemojmo opterećivati e-mailove ili poruke informacijama koje ne doprinose svrsi komunikacije.

Prilagodba sugovorniku – kod slanja poruke, dobar dojam ostavlja i osjećaj personalizacije poruke primatelju. Sastavite poruku ovisno o tome kome je ona namijenjena bez obzira je li ona namijenjena nekoj grupi, kolegi iz tima ili važnom klijentu.

Pozitivan dojam – kad zaprimimo jasan i dobro strukturiran e-mail u pozitivnom ili neutralnom tonu, često percipiramo pošiljatelja kao organiziranu, profesionalnu i učinkovitu osobu. Slijedeći ovaj primjer, možemo ostaviti pozitivan dojam na kolege, partnere ili klijente.

2.Izbjegavanje konflikata

Razumijevanje i empatija – prije nego što reagirate na provokativnu ili nerazumnu poruku, pokušajte razumjeti perspektivu pošiljatelja. Možda nije sve onako kako se čini na prvi pogled. Empatija može smanjiti napetost i olakšati razumijevanje, pogotovo u situacijama kad sugovornik nije fizički prisutan.

Održavanje neutralnog tona – ton komunikacije može imati veliki utjecaj na percepciju poruke, stoga je od koristi držati se činjenica i izbjegavati riječi ili fraze koje bi se mogle interpretirati kao napad ili kritika. Također povedite računa o korištenju velikih i malih slova, emotikona i slično.

Profesionalnost – bez obzira na to koliko je situacija napeta ili teška, održavanje profesionalnog stava ključno je za izgradnju i održavanje poslovnih odnosa svih vrsta.

3.Poštivanje različitosti

Prilagodba komunikacije – u globalnom kontekstu digitalne komunikacije, moramo biti svjesni da se načini komunikacije razlikuju od kulture do kulture i tome se prilagoditi. Primjerice, u Japanu direktno izražavanje negativnih stavova ili neslaganja se može smatrati nepristojnim ili čak uvredljivim

Izbjegavanje pretpostavki – pokušajte ne pokretati komunikaciju s pretpostavkom da svi dijele vaše vrijednosti, perspektive ili razumijevanje, postavljanjem pitanja možete razjasniti nesigurnosti

Pristupačnost i uključivost – potrudite se uvijek stvoriti okruženje u kojem se svi osjećaju dobrodošlo i cijenjeno, slobodno za izraziti svoje mišljenje i konstruktivno doprinijeti raspravi.

4.Ponašanje na video pozivu

Video razgovori – osim osiguravanja tehničkih preduvjeta te uključivanja na vrijeme, u online razgovoru vrijede ista pravila kao i u razgovorima uživo. Pazite na položaj kamere te održavajte kontakt očima koliko je to moguće, izražavajte se pristojno, ne uključujte “mute” kako biste nakratko porazgovarali s nekom drugim, te pričekajte sugovornika/e da izraze svoje misli do kraja.

Profesionalni izgled – odjenite se profesionalno. Udobnost jest bitna, ali na sastanak uživo vjerojatno ne biste došli u pidžami. Ista pravila vrijede i za online okruženje.

Uvod i zaključak – na početku provjerite sa sugovornikom vidi li vas i čuje dovoljno dobro kao i pri završetku razgovora. Budite sigurni da je razgovor završen kako ne biste prerano napustili razgovor i na taj način prekinuli sugovornika.

5.Komunikacija putem poruka i e-maila

Profesionalnost – uvijek započnite e-mail odgovarajućim pozdravom, koristite pristojan ton i pažljivo sastavite poruku kako biste izrazili svoj interes i jasno predstavili razlog kontaktiranja. Ne zaboravite pozdrav na kraju uz potpis.

Odgovor u razumnom roku – relativno brza i precizna komunikacija odražava ozbiljnost i posvećenost, odgovor unutar 24 sata smatra se pristojnim u većini situacija.

Obraćanje pozornosti na detalje – prilikom odgovaranja na poruku ili e-mail, dobar dojam možemo ostaviti i adresiranjem svih stavki koje zahtijevaju naš odgovor. Izbjegavanje davanja odgovora na direktno postavljena pitanja nije odraz profesionalnosti, a često niti pristojnosti.

Ove kratke smjernice su primjeri dobre prakse, no sve to možemo sažeti u temeljne vrijednosti poslovnog bontona – poštovanje, transparentnost i prilagodljivost. Ulaganjem vremena u razumijevanje i primjenu ovih smjernica, svatko od nas kao sudionik poslovne komunikacije može doprinijeti stvaranju pozitivnog i produktivnog poslovnog okruženja.